Wat zet je in een bevestigingsmail?
Zodra een klant een bestelling heeft geplaatst is het belangrijk om direct een e-mail te sturen met de gegevens van de bestelling en de informatie die nodig is om te kunnen betalen. Hier volgen de onderdelen van de bevestiging als uw klant nog moet betalen.
- Aanhef. Net als bij andere e-mails begint u natuurlijk met de aanhef. Bijvoorbeeld "Geachte heer/mevrouw klantnaam,"
- Bedank de klant. Bedank de klant en geef informatie over het vervolg van de bestelling. Informeer de klant over wanneer u het pakket verstuurd.
- De gegevens voor de betaling. Dus het totaalbedrag, uw bankrekeningnummer, uw naam en plaats en een betalingskenmerk, zoals het ordernummer. Neem alle gegevens in de email op die uw klant nodig heeft om te kunnen betalen.
- De bestelling zelf. Geef een overzicht van de producten die uw klant besteld heeft. Geef een berekening van het totaal inclusief verzendkosten en eventuele extra betalingskosten. Let op dat de totaalbedragen altijd gelijk zijn.
Als uw klant al betaald heeft via iDEAL of Paypal, dan is het niet nodig om de betalingsgegevens in de email op te nemen. Dit kan juist verwarring opleveren en veroorzaken dat de klant dubbel betaald met alle adminstratieve problemen die daar bij komen kijken.
Tips
- Zorg er ook voor dat u een ordernummer of ander kenmerk in het onderwerp opneemt, zodat de klant het ordernummer niet zelf hoeft op te geven in haar antwoord.
- Verstuur de e-mail daarnaast ook van een werkend e-mailadres, zodat een
antwoord of vraag van de klant gewoon in uw normale e-mail aankomt. Dus geen
no-reply@webshop.example.com.